پا
یان نامه كارشناسي ارشد رشته مديريت بازرگاني دانشگاه ازاد واحد رشت
عنوان: بررسي تاثيراتوماسيون اداري بر بهبود تصميم گيري مديران استانداري و حوزه ستادي
چكيده:
مادرعصري زندگي مي كنيم كه عصرشگفت انگيز دانش و اطلاعات ، عصرشتاب غيرقابل باور فناوري و خلاقيت است .با عموميت يافتن سريع دسترسي به كامپيوتر ها و تكنولوژي اطلاعاتي و رسانه هاي پيشرفته هيچ كشوري نمي تواند اقتصاد قرن بيست و يكمي را بدون زيرساخت الكترونيكي قرن بيست و يكمي اداره كند.يكي از فاكتورهاي مهم در تصميم گيري مديران اطلاعات است .داشتن اطلاعات دقيق ، صحيح ،بهنگام باعث بالا رفتن سرعت تصميم گيري شده و جلوي اتخاذ بسياري از تصميمات نادرست را خواهد گرفت.
طي ساليان اخير موج استفاده و بهره گيري از سيستمهاي اتوماسيون اداري كشور مارافراگرفته است وبسياري از سازمانها ، تمايل زيادي براي بهره گيري و استفاده از اين سيستمها از خود نشان مي دهند و حاضرند مبالغ كلاني را جهت استقرار و بكارگيري اين سيستمها صرف نمايند اما بايد بررسي نمود كه چنين سيستمها ي اطلاعاتي تاچه اندازه توانسته به مديران سازمانها در بهبود تصميم گيري كمك نمايد وآيا توانسته چنين سيستمهايي انتظارات مديران را در تصميم گيري ها براورده نمايد . هدف اصلي ازاين تحقيق بررسي اثرات سيستم اتوماسيون اداري بر بهبود تصميم گيري مديران (استانداري گيلان و حوزه ستادي) مي باشد و شامل اهداف فرعي مانند شناسايي يك سيستم اتوماسيون جامع اداري مناسب جهت اطلاع رساني به مديران، بررسي و تجزيه و تحليل آثارونتايج حاصل از سيستم اتوماسيون اداري برتصميم گيري مديران، بررسي و شناسايي عوامل موثر بر موفقيت سيستم اتوماسيون اداري از نظر تامين اطلاعات مناسب نظير صحت،دقت،بهنگام بودن و اقتصادي بودن، بررسي اثرات اتوماسيون اداري بربهبود فرآيند تصميم گيري مديران، ارائه راهکار برای بهبود عملکرد سیستم اتوماسیون جهت بهره برداری مي باشد. سيستم اتوماسيون اداري كه با مشخصه هايي مانند تعدادنامه ها ي صادره ، تعداد نامه ها ي وارده ،ادراك ، ساعات استفاده به عنوان متغيرمستقل و بهبود تصميم گيري مديران با مشخصه هايي مانند صحت،دقت،اقتصادي بودن،به هنگام بودن به عنوان متغيروابسته مطرح مي باشد.
روش تحقيق علي – مقايسه اي مي باشد .ونتايج حاصل از تحقيق نشان داد كه سیستم اتوماسیون بر افزایش صحت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد . سیستم اتوماسیون بر افزایش دقت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد . سیستم اتوماسیون بر بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد . سیستم اتوماسیون بر اقتصادی بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر دارد.و شواهدي بررد فرضيهاي چهارگانه مذكور وجودنداشت.
بیان مسئله:
مدیریت و تصمیم گیری دو واژه نزدیک به هم در مدیریت و انجام امور سازمان می باشند و بدون تردید ، تصمیم گیری ، مهم ترین کار مدیران ارشد است که به آسانی نیز می توان در آن مرتکب اشتباه شد . اما اگر کل فرایند را به گونه ای متفاوت بنگرید وضعیت نیز فرق خواهد کرد .
سرعت عمل مدیر در تصمیم گیری و درستی تصمیم او بستگی تام به کمیت و کیفیت اطلاعاتی دارد که در دسترس او قرار می گیرد . همچنین با زخورد اطلاعاتی تصمیم ، امکان اصلاح و غنی سازی آنها را برای مدیران فراهم می سزد .
بدون شک ، توان فوق العاده کامپیوتر ها از لحاظ محاسبه ، استدلال ، سرعت عمل ، دقت و حافظه به آنها جایگاه کم نظیری در حل مسائل سازمانی داده است .
بسیاری از اندیشمندان علم مدیریت را عقیده بر این است که هر تصمیمی به اطلاعات درباره موضوع آن بستگی دارد و حتی برخی گفته اند 90 در صد هر تصمیم را اطلاعات تشکیل می دهد . بنابراین یک مدیر به عنوان تصمیم گیرنده در سازمان و یا حتی در جامعه ، باید اطلاعات دقیق و مناسب را به موقع در اختیار داشته باشد که بتواند دراجرای وظایف مدیریتی خود تصمیمات مناسب را اتخاذ کند و به مرحله اجرا گذارده و در نهایت ارزیابی کند .
در این مورد سیستمهای اطلاعاتی به مدیریت یاری می کند تا هر چه سریع تر اطلاعات دقیق را کسب نموده و ب ستفاده بهینه از انها ، حداکثر کارآیی و اثر بخشی را بدست آورد .
ابزار دیجیتالی توانمندی های ویژه ما را بسیار بالا می برند : توان اندیشیدن ، شکل دهی به اندیشه ها و توان همکاری با دیگران در پیاده نمودن آنچه را که اندیشدیده ایم .
اهمیت و ضرورت تحقیق
آینده جایی نیست که به آنجا می رویم ، بلکه جایی است که آن را بوجود می آوریم ، آنهم با راههایی که به آینده می سا زیم .
مزیت ملی ، در کشور هایی پدید می آید که مدیران تنهادر صدد افزایش کارایی نباشند ، بلکه حرکت های سازمانی شان در راستای استراتژی کلی باشد ( دکتر مایکل پورتر ، استاد دانشگاه هارورد : پیام مدیریت ).
تغییر و تحولات بین المللی وسرعت این تغییرات دولتها را بر آن داشته است تا در راستای کسب مزیت رقابتی در عرصه بین المللی ، دور نمای استراتژیک حرکت های خود را ترسیم نمایند . ترسیم چشم انداز در حقیقت دور نمی آینده یک کشور و بیانگر ارزشها ، آرمانها و تفکرات سیاستگزاران کشور می باشد
تصمیمات استراتژیک و ملی مبنی بر ایجاد دولت الکترونیکی ، چشم انداز ایران 1400 و به تبع آن تصمیمات استراتژیک در راستای چشم انداز و تبیین اهداف و سیاست های کلی و اجرایی در برنامه چهارم توسعه و تبیین چالشها و راهکار های دستیابی به اهداف ، الزام های دهکده جهانی در امر ارتباطات ، استاندارد سازی عملیات و جلب رضایت ارباب رجوع و همچنین علاقمندی ایران به ورود در جرگه کشور های عضو سازمان تجارت جهانی و پذیرش ایران به عنوان عضو ناظر پس از ده ها بار رد تقاضا ، حضور چشمگیر ایران در سازمانها و مجامع بین المللی وتاکید بند چهارم سند فرابخشی بر گسترش آگاهی عمومی و توسعه فن آوری و تحقیقات ، مقدماتی را پیش روی سیستم سازمانی می نهند که روی آوری به اتوماسیون اداری یکی از آنها است . برای حل مسائل پیش رو که در هر سازمانی به وقوع می پیوندد از مراحلی همچون تشخیص درست مسئله ، بررسی زمینه های مختلف حل مسئله ، انتخاب بهترین راه حل و اجرای آن و کنتارل و حصول اطمینان از درست کار کردن راه حل ، عبور می شود . سازمانها به منظور درک صحیح مسئله زمان زیادی را صرف مطالعه و شناسائی راه حلهای مسئله می نمایند . حل برخی مسائل پیچیده سازمانی زمان طولانی را می طلبد و سیستم اتوماسیون پشتیبانی بسیار خوب و موثر تری را در ایفای وظایف مدیریتی از جمله تصمیم گیری، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران فراهم می آورد .
متحول شدن ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمانها و موسسات اقتصادی از آنچنان رشد سریعی بر خوردار است که دیگر فرایند های کند و زمان بر اداری به روال پیشین پذیرفتنی نیست . بر این اساس ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری پرداخت . بدین منظور استفاده از سیستم اتوماسیون اداری به عنوان روشی نوین از سویی به جریان کار سرعت می بخشد و از سویی دیگر ، با جمع آوری اطلاعات مجموعه فعالیت های سازمان و طبقه بندی آنها ، بستر مناسبی را برای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می سازد . نرم افزار اتوماسیون به عنوان بخشی از مجموعه سیستم یکپارچه اطلاعات مدیریت ، با بررسی مدل های فعالیت سازمان های بخش عمومی و موسسات صنعتی و بازرگانی طراحی و تولید شده است و می تواند به خوبی پاسخگوی نیاز های یاد شده باشد . در پازل چند مربعی قدرت آنچه که مهم است این است که دیگر ، قدرت در نهاد ها ( مثل قدرت )، سازمان ها یا کنترل کنندگان نماد ها متمرکز نیست . قدرت در شبکه های جهانی ثروت ، اطلاعات و تصاویر که نظامی با هندسه متغیر و جغرافیایی غیر مادی است ، نشر می یابد و استحاله می شود اما از بین نمی ر ود .
گستردگی و توسعه روز افزون علوم رایانه ای و رویکرد جهانی به آن در همه عرصه ها و موفقیت های غیر قابل باور پیشتازان این صنعت در رسیدن به آنچه که روزگاری رویا و خواب خیال جلوه می کرد محمل و دستمایه شایسته ای بر گسترش روزافزون این صنعت در همه شئون کشورمان دارد و سازمانهای پیشرو با تشخیص به موقع ضرورتهای تجهیز به این فن آوری و الزامات آن در سازمان ، نظیر اتوماسیون اداری و مالی ، خود را در مسیر و معبری که به شاهراه تمدن جهانی می پیوندد قرار می دهند چرا که با غفلت از این تحول عظیم در گرد و غبار عبور سریع کاروان سازمانهای فردا گم خواهند شد . زندگی در فرهنگ الکترونیکی یعنی زندگی در تغییر ، تغییر به عنوان شرط بقا.
(( اگر مدیران گمان مي كنند که می توانند در ده سال آینده ، شرکت خود را طوری اداره کنند که در ده سال گذشته کرده اند ، سخت در اشتباهند . برای توفیق در دهه آینده باید وضع موجود را به هم بریزند .))
این تحقیق و نتایج آن نه تنها می تواند در آشکارسازی نقاط قوت و ضعف سیستم و رفع مغایرتهای احتمالی سیستم اتوماسیون در سازمان متبوع موثر باشد بلکه می تواند درسرعت بخشیدن به انتخاب ناگزیر و ناگزیر الزامات سازمانهای مدرن ، در بعد تجهیز به فناوریهای سخت افزاری نرم افزاری عصر جدید در سازمانهای همنوع و در سطح وسیعتر در سازمانهای زیر مجموعه وزارت کشور و سایر سازمانها نقش آفرینی کند .
اهداف تحقیق
هدف اصلی
بررسی تاثیر سیستم اتوماسیون بر بهبود تصمیم گیری مدیران حوزه ستادي استانداری گیلان
اهداف فرعی
1- شناسایی یک سیستم اتوماسیون مناسب جهت اطلاع رسانی به مدیران شرکت .
2- بررسی و تجزیه و تحلیل آثار و نتایج حاصل از سیستم اتوماسیون در استانداری و حوزه ستادی آن .
3- بررسی و شناسائی عوامل موثر در موفقیت سیستم اتوماسیون از نظر تامین اطلاعات مناسب نظیر صحیح بودن و دقت و به هنگام بودن و اقتصادی بودن .
4- ارايه راهکار برای بهبود عملکرد سیستم اتوماسیون جهت بهره برداری .
سوالات تحقیق
سوال اصلی
آیا سیستم اتوماسیون بر بهبود تصمیم گیری مدیران استانداری و حوزه ستادی آن تاثیر دارد؟
سئوالات فرعی
آیا سیستم اتوماسیون بر افزایش صحت تصمیم گیری مدیران تاثیر دارد ؟
آیا سیستم اتوماسیون بر افزایش دقت تصمیم گیری مدیران تاثیر دارد ؟
آیا سیستم اتوماسیون بر بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر دارد ؟
آیا سیستم اتوماسیون بر اقتصادی بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر دارد ؟
تبیین فرضیه های تحقیق
سیستم اتوماسیون بر افزایش صحت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد .
سیستم اتوماسیون بر افزایش دقت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد .
سیستم اتوماسیون بر بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد .
سیستم اتوماسیون بر اقتصادی بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد .
در فرضیات فوق الذکر ، سیستم اتوماسیون با مشخصه های تعداد نامه هاي صادره ،وارده ،ساعات استفاده وادراك به عنوان متغیر مستقل و بهبود تصمیم گیری مدیران با مشخصه های صحت ، دقت ، بهنگام بودن ، اقتصادی بودن ، به عنوان متغیر های وابسته مطرح می باشند .
متغیر های تحقیق:
متغیر مستقل
متغیر مستقل ، متغیری است که انتظار می رود تغییر در متغیر وابسته را توضیح دهد به عبارت دیگر متغیر مسنقل ، متغیر مستقل ، متغیر روشنگر است . فرض می شود که این متغیر علت تغیير در متغیر وابسته است
در این تحقیق ، متغیر مستقل عبارت است از : سیستم اتوماسیون که اطلاعات و گزارشات لازم را برای اتخاذ تصمیم در اختیار مدیران شرکت قرار می دهد .
متغیر وابسته
می توان گفت متغیر وابسته نتیجه متغیر مستقل است . متغیر وابسته متغیر معیار نیز نامیده می شود
در این تحقیق بهبود تصمیم گیری مدیران ( در استانداری گیلان و حوزه ستادی آن ) که با ابعاد صحت ، دقت ، بهنگام بودن ، اقتصادی بودن سنجیده مي شود متغیر وابسته می باشد که این متغیر ها متناظر با فرضیات تحقیق هستند .
صحت : درجه سازگاری داده های نمایش داده شده و ذخیره شده با ارزشهای صحیح
بهنگام بودن : بموقع بودن اطلاعات به معنای آن است که دریافت کنندان به هنگام نیاز به اطلاعات دست یابند
دقت:منظور اين است كه اطلاعات روشن باشد و دقيقاًمعني داده هايي را كه برآن مبتني است منعكس سازد
اقتصادی بودن : مقرون به صرفه بودن به لحاظ نتایج حاصل از آنالیز های منفعت ، هزینه . به عبارتی دیگر مجموعه ای از اقدامها برای ترکیب اطلاعات مربوط به مخارج یک برنامه و اطلاعات مربوط به دستاورد های آن که عبارت تحلیل سود و هزینه هم در مورد آن صدق می کند .
تصمیم گیری : تصمیم یک فرایند یا یک سلسله فعالیت است که توسط یک فرد یا یک گروه به منظور تعیین یک راه حل برای یک مسئله موجود یا یک مسئله احتمالی اتخاذ و اجرا می گرد
پیشینه:
در نخستین سالهای اختراع رایانه متخصصان توجه چندانی به نیاز های اطلاعاتی مدیران نداشته از رایانه ها فقط جهت پردازش داده ها در امور حسابداری استفاده می شد . در طول این دوره که تا اواسط دهه 60 میلادی به طول انجامید بیشترین تاکید بر قدرت محاسباتی و پردازش رایانه بود . در حال حاضر به این نوع کاربرد رایانه پردازش داده ها ، گفته می شود و باید توجه داشت که سیستم های پردازش داده های مقداری اطلاعات نیز تولید می کنند .
در اوائل دهه 1960 و پس از اختراع انوع رایانه های جدید که با هزینه کمتر اطلاعات بیشتری را پردازش می کردند روشهای جدید تری برای معرفی تجهیزات جدید ترویج داده شده ؛ یعنی سیستم های اطلاعاتی مدیریت . پس از گذشت یک دهه و به دلیل به وجود آمدن نیاز های اطلاعاتی جدید ، سیستم اطلاعاتی جدید به نام سیستم پشتیبانی تصمیم گیری یا دی . اس . اس به وجود آمد. پس از تکمیل سیستم پشتیبانی تصمیم گیری با توجه به پیشرفت های حاصله در تجهیزات
رایانه ای ، موضوع افزایش بهره وری و کارایی دفاتر مدیران و تسهیل ارتباطات بین مدیر و کارکنان از طریق به کار گیری تجهیزات رایانه ای الکترونیک مطرح گردید و در سال 1980 سیستم های اتوماسیون اداری طراحی گردیدند .
اما در واقع اتوماسیون اداری در سال 1964 وقتی که IBM محصول جدید خود ، یعنی نور مغناطیسی / ماشین تایپ سلکتوری ( MT/ST ) را معرفی کرد شروع شد .، ماشین تایپی که می توانست به صورت اتوماتیک از روی حروف ضبط شده بر روی نوار مغناطیسی تایپ کند . این عملیات تایپ اتوماتیک خیلی زود به سیستم های کوچک در ریز پردازنده ها تبدیل شد . و تکاملهای بعدی در این زمینه ایجاد شد . و نیاز واقعی به تکامل این بود که طی دهه 1970 کارایی کارخانه ها 90-85 در صد افزایش یافت . در حالی که کارایی دفتری تنها 4 در صد افزایش داشت ، پس بایستی سیستم هایی به وجود می آمدند که موجب افزایش بهره وری و کارایی دفاتر هم می شدند .
موسساتی که به سیستمهای اطلاعات مدیریت اولیه مبادرت نمودند .چیز هایی دیگری فرا گرفتند مشخص شد مانع عمده مدیران هستند . مدیران به عنوان یک گروه در مورد کامپیوتر اطلاعی نداشتند . آنان از کار های خود آگاه بودند و می دانستند که چگونه مسائل را حل کنند . لکن به اندازه کافی در مورد نقش اطلاعات در حل مسائل تامل نکرده بود . در نتیجه برای مدیران بیان اینکه دقیقاً ازسیستمهای اطلاعات مدیریت چه می خواهند دشوار بود . این وضعیت برای متخصصین اطلاعات غیر قابل تحمل بود . زیرا که دانسته های آنان از مدیریت کم بود . آنان نمی دانستند چه سوالاتی را پرسش نمایند . در طی زمان مدیران درباره کامپیوتر و در مورد فرایند های مورد اجرا در حل مسائل تجربه آموختند عاقبت جایگاه سیستم طلاعات مدیریت به عنوان یک زمینه عمده استفاده از کامپیوتر مستحکم شد .
روش تحقیق
روش های متعددی برای تحقیق بکار برده می شود و معمولاً محققان در خصوص تعریف مشخص از انواع روش های تحقیق ، اتفاق نظر نداشته و بر این اساس تقسیم بندی های متفاوتی از آن بعمل آمده است . لازم بذكر است اين پژوهش از نظر هدف، از نوع کاربردي و از منظر گردآوري داده، روشي علي – مقايسه اي محسوب ميشود.و روش گردآوری اطلاعات نيز ميداني مي باشد
از نظر هدف می توان روش تحقیق را به روش های : تاریخی ، توصیفی و تجربی تقسیم بندی کرد همچنین تحقیق را از لحاظ ماهیت و روش به سه دسته کلی : بنیادی ، نظری و کاربردی تقسیم بندی می کنند .
ر وش های توصیفی مطالعه واقعی و منظم خصوصیات یک موقعیت یا یک موضوع است محقق به کشف عقاید ، افکار ، ادراکات و ترجیحات افراد از طریق این روش می پردازد. به عبارت دیگر محقق در این گونه تحقیقات سعی می کند « آنچه هست » را بدون دخالت یا استنتاج ذهنی گزارش دهدو نتایج عینی از موقعیت بگیرد و هدف از استفاده از این روش توصیف ، ثبت و تحلیل و تفسیر شرایط موجود است .
چون هدف کلی تحقیق حاضر بررسی تصمیم گیری مدیران ( در گیلان ) بود روش توصیفی – تحلیلی ، علّی پس از وقوع مورد توجه محقق قرار گرفت .
انجام تحقیق توصیفی از لحاظ روش گرد آوری اطلاعات را می توان به کتابخانه ای ، مشاهده ای و پیمایشی تقسیم کرد . در این تحقیق روش پیمایشی جهت گرد آوری اطلاعات استفاده شده است ، لذا آن را می توان در زمره تحقیق های میدانی قرار داد .
در این نوع تحقیق به توصیف و تفسیر شرایط و روابط موجود پرداخته می شود و بررسی های انجام شده بر اساس این روش در سازمانهای واقعی و توسط افراد واقعی صورت می پذیرد و متغیر ها در این روش دستکاری نمی شوند و در حالت طبیعی مورد بررسی قرار می یرند و این از برتریهای روش تحقیق توصیفی در مطالعات سازمانی است .
یکی از مهمترین گرایشهای جدید در راستای شناخت بهتر پدیده ها ، دوری از تک علیتی (Uni- Causality ) است که خود به منزله طرد مکاتبی بسیار است . حال که هر پدیده چند یا چندین عامل دارد ، باید تمامی آنان را به حساب آورد . سهم هر یک را در پیدایی یا تغییر در معلول شناخت و رابطه متقابل آنان را با یکدیگر دید و سنجید . این مقدمه تحقیقات چند متغیره است که در نهایت لزوم فراهم سازی مدلهای علی را بی استثنا در همه پژوهشهای اجتماعی مطرح می سازد
جامعه آماری و حجم نمونه مورد تحقیق
قلمرو موضوعي تحقيق: باتوجه به بررسي تاثير سيستم اتوماسيون اداري بر بهبود تصميم گيري مديران فلذا قلمرو موضوعي تحقيق مورد نظر سيستم هاي اطلاعاتي مي باشد
قلمرو مكاني تحقيق :این تحقیق شامل مجموعه مدیران ، معاونین ، مدیران امور های ستادی ، فرمانداری استانداری گيلان که ازسیستم اتوماسیون اداری استقرار یافته در مجموعه سازمان برخوردار هستند ، می باشد که تعداد آنها 35 نفر بوده و با توجه به محدود قابلیت دسترسی جامعه آماری ، جمع آوری اطلاعات به شیوه تمام شماری می باشد و کل جامعه اماری را شامل می شود .
قلمرو زماني :قلمرو زماني تحقيق در سال 88-87 مي باشد
نمونه و نمونه گیری
نمونه تحقیق حاضر از نوع غیر احتمالی و انتخابی است . قصد اساسی در این تحقیق ارزیابی اثرات استقرار سیستم اتوماسیون بر دسته ای از متغیر های دیگر است . با این اوصاف لازم است تنها آن دسته از مدیران سازمان به عنوان اعضای نمونه پذیرفته شوند که از چنین سیستمی بر خوردارند .
هر گاه مسائل عملی مانع از انتخاب نمونه احتمالی باشد ، می توان به طرق دیگری در پی نمونه ای معرف بر آمد . می توان در پی پاره گروهی بود که نماینده کل جمعیت است . در این صورت مشاهدات به این پاره گروه منحصر شده و نتیجه گیری از داده ها به کل جمعیت تعمیم داده می شود
بر آورد حجم نمونه
بر اساس قواعد بر آورد حجم نمونه ، بررسی آماری در نمونه گیری قضاوتی ( تعمدی) و غیر احتمالی تمام توصیف و حجم نمونه برابر با حجم تعیینی پژوهشگر خواهدبود در تحقیق حاضر 30 تن از مدیران استانداری گیلان از اتوماسیون اداری بهره مندند ، با تکمیل پرسشنامه تهیه شده پژوهشگر ، به ارزیابی سیستم اتوماسیون اداری بر متغیر های تعیین شده پرداختند .
معرفی ابزار های جمع آوری اطلاعات
ابزار جمع آوری اطلاعات در تحقیق حاضر عبارتند از : مصاحبه و پرسسشنامه.
در ساختن یک پرسشنامه باید به چهار جنبه توجه شود :
الف ) انتخاب موضوع سوالها
ب) محتوای سوال .
ج )جمله بندی پرسش ها.
د) انتخاب نوع سوال
چگونگي طراحي نهايي پرسشنامه:
از بين مدلهاي مشهور ليكرت، اوزگود، بوگاردوس، تريستون و گاتنم، از طيف ليكرت كه كارآمدترين طيف ارزيابي نگرش در ميان طيف هاي موجود است، استفاده شده است.
هدف این طیف اندازه گیری گرایش به یک موضوع بر اساس ارزشهای جامعه می باشد و کاربرد این طیف نیز در جهت بررسی گرایشها نسبت به مسئله سیاسی اجتماعی و اقتصادی می باشد که در سطح ترتیبی نیز مورد سنجش قرار دارد گویه ها در این طیف حداقل 15 تا 30گویه و بیشتر تدوین می شود. در تدوین گویه ها باید سعی شود از گویه های بی تفاوت ،بی ربط و ابهام آور جلو گیری شود تعداد گویه هائی که گرایش مخالف و موافق دارند باید تقریبا به یک اندازه باشدو نیز طیفی که به پاسخگو داده می شود معمولا از 5 قسمت تشکیل شده است (بسيارزياد- زياد – بسياركم – كم – متوسط) که براساس هدف و روش تحقیق می توان کلمات گویه ها را عوض نمود.
در تدوین گویه ها باید دقت شود تا گویه های بی تفاوت و بی ربط و ابهام آور حذف گردند گویه مستقیما پس از تحقیقات مقدماتی پخش می شوند. پس بهتر است بعد از تدوین پرسشنامه مقدماتی حداقل با 30 نمونه گرفته شود تا بعد از بررسی کمی (روایی) و کیفی (اعتبار) آن گویه های ابهام انگیز حذف گردد.
در اين روش نيز تعدادي گويه كه نشان دهنده نحوه نگرش نسبت به رويدادي خاص هستند آماده مي شود. اين گويه هابا ترتيب اتفاقي در اختيار پاسخگو گذاشته مي شود. در اينجا پاسخگو در خواست مي شود كه ميزان موافقت يا مخالفت خود را با هر گويه بر مبناي يك طيف بيان كنند. اين طيف كه معمولاً از پنج قسمت تشكيل شده است :
پاسخگويان گويه ها را بر ميناي اين طيف بررسي مي نمايد اما اين طيف با اعداد مشخص نشده است تا بر روي پاسخگويان تاثير نگذارند. لذا پس از بازگشت پرسشنامه ها از طرف پاسخگويان، طيف با اعداد شماره گذاري مي شود. طرز شماره گذاري بطور دلخواه است يعني در يك طيف پنج قسمتي مي توان به كاملاً موافق نمره1 و كاملاً مخالف عدد 5 يا به جاي عدد يك از صفر استفاده كرد. مجموع نمرات كه پاسخگويان بدست مي آورند بيانگر گرايش آنهاست. به همين دليل اين طيف را طيف مجموع نمرات نيز مي نامند.
در مقياس ليكرت حداقل تعداد پاسخگويان مورد نياز بين 100 تا 120 نفر تخمين زده شده است. در اين طيف فواصل بين درجات،يك اندازه پذيزفته شده است. مثلاً فاصله بين كاملاً موافق تا موافق به همان اندازه فاصله بين بي تفاوت تا موافق فرض شده است در صورتيكه عموماً اين واقعيت ندارد مثلاً اگر شخص(A) به يك گويه پاسخ بي تفاوت،شخصB موافق و شخصC كاملاً موافق پاسخ دهد. تفاوت گرايش C,B به همان اندازه تفاوت گرايشB,A نيست.
بطور كلي طيف ليكرت نسبت به طيف هاي قبلي داراي مزاياي زيادي است چون نه به تعداد زيادي گويه نياز دارد نه به قضاوت داوران و در عين حال نتايج حاصله از دقت و اعتبار بيشتري بر خوردار است. لذا اين طيف براي بسياري از تحقيقات ميداني وسيع، در علوم اجتماعي و خصوصاً جامعه شناسي كاربرد دارد و مي توان بوسيله آن انواع مسائل (گرايش هاي سياسي، مذهبي، نژادي، شغلي و.....) را سنجيد.
تجزيه و تحليل داده ها
تجزيه و تحليل داده ها فرآيندي چند مرحله اي است كه طي آن داده هايي كه از طريق بكارگيري ابزارهاي جمع آوري در نمونه (جامعه) آماري فراهم آمده اند، خلاصه، كدبندي و دسته بندي ، ... و در نهايت پردازش مي شوند تا زمينه برقراري انواع تحليلها و ارتباطات بين اين داده ها به منظور آزمون فرضيه ها فراهم آيد.
در اين فرآيند داده ها هم از لحاظ مفهومي و هم از جنبه تجربي پالايش مي شوند و تكنيكهاي گوناگون آماري نقش بسزايي در استنتاجها و تعميمها به عهده دارند. اگرچه فرآيندهاي تجزيه و تحليل با توجه به نوع تحقيق، مسئله تحقيق، ماهيت فرضيه ها، نوع نظريه سازي، ابزار بكار رفته براي جمع آوري اطلاعات، ... متفاوت هستند ولي داراي مراحل مشتركي هستند.
براي تجزيه و تحليل داده ها و اطلاعات براساس اهداف از پيش تعريف شده، داده هاي مربوط به هر يك از متغيرها كه از پاسخ پرسشنامه هاي طراحي شده منتج شده است در قالب مشخصه هاي عددي آماري توصيف گرديده و سپس با استفاده از الگوهاي آماري مناسب، فرضه هاي تحقيق مورد آزمون قرار گرفته و در مرحله پاياني تحليل و جمع بندي نهايي انجام يافته است.
تجزيه و تحليل آماري:
در هر يک از فرضيه ها بر اساس رابطه های موجود, روش تجزيه و تحليل انتخاب ميشود، که در اينجا از روش ضريب همبستگی و الفای کرومباخ استفاده شده است.
نتایج تحقیق :
با عنایت به اینکه مسئله اصلی این تحقیق بررسی تاثیر سیستم اتوماسیون بهبودتصمیم گیری مدیران ( در استانداری گیلان و حوزه ستادی آن می باشد ، نتایج زیر حاصل این تحقیق است :
سیستم اتوماسیون بر افزایش صحت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد .
سیستم اتوماسیون بر افزایش دقت تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد .
سیستم اتوماسیون بر بهنگام بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر مثبت دارد .
سیستم اتوماسیون بر اقتصادی بودن تصمیم گیری مدیران تاثیر دارد .
لذا شواهدی بر رد فرضیه های چهارگانه ای که با شاخصه های تعریف شده صحت ، دقت ، بهنگام بودن ، و اقتصادي بودن وجود نداشت .
نکته اساسی این است که فرایند تحقیق هرگز پایان نمی یابد همیشه یافته های هر تحقیق آزمایشی قلمداد می شود و این آگاهی وجود دارد که ممکن است در تحقیقات بیشتر ثابت شود که نتایج غیر صحیح بوده است
پیشنهادات :
1-در تمامی مراحل توسعه اتوماسیون اداری ، تقویت بخش سیستم اطلاعات مدیریت ( MIS ) ، از اهمیت اساسی بر خوردار است .
2-لازم است فرایند های کاری باز نگری و به گونه ای باز طراحی شوند که تطابق کاملی با سیستم اتوماسیون داشته باشند و از این طریق هزینه هایی که به سازمان تحمیل می شود به حداقل برسد .
از موازی کاری در سیستم دبیر خانه نظیر ایجاد همزمان سابقه کاغذی و نرم افزاری خود داری و به سابقه گیری نرم افزاری اکتفا شو د .
3- نگرش مساعدی نسبت به سیستم اتوماسیون اداری در میان مدیران استانداری و حوزه ستادی آن وجود دارد . مدیران در مجموع این سیستم را دارای تاثیرات مثبتی در عملکرد سازمان می دانند ، اما لازم است از طریق آموزش موثر اطلاعات بیشتری در خصوص نوع تاثیر این سیستم در مجموعه کار کرد های سازمانی در اختیار آنها قرار گیرد .
محدودیتها
محدودیت تحقیق :
1-کمبود تحقیقات مشابه در زمینه موضوع تحقیق به علت تازگی موضوع ..
2-مشکلات تعیین شاخص و تبدیل مقوله های کیفی به مقادیر کمی نظیر سنجش کیفیت .
3- وجود پیش فرضهای منفی از عواقب ابزار نظر ها در میان مدیران ساختار های اداری و دولتی این سو گیری را در آنها تقویت می کند که بهتر است به تخطئه ساختار موجود نپردازند و حتی انتقادات کلی خود را نیز بیان ندارند ، مزید بر علت شده است تا بخشی از اساسی ترین کارکرد تحقیقات که ایجاد بینش های جدید برای دستیابی به کار کرد های بهینه است، تاثیرات مورد انتظار را در میان ساختار های دولتی بر جای نگذارد .
محدودیت محقق :
انجام تحقیقات ، همزمان با اشتغال به کار منجر به طولانی شدن زمان تحقیق می شود لذا دانشجویانی که بصورت منفک از کار و در دوره های فشرده تحصیل می کنند ، نسبت به دانشجویانی که همزمان با تحصیل به کار در سازمان اشتغال دارند از آزادی عمل بیشتری بر خوردارند .
منابع:
ایران نژاد مهدی " روش های تحقیق در علوم اجتماعی "
اتسلندر ، پتر ، روشهای تجربی تحقیق اجتماعی " ترجمه بیژن کاظم زاده ،
بهشتیان ، مهدی و حسین ابوالحسنی " سیستم های اطلاعاتی مدیریت
خاکی ، غلامرضا " روش تحقیق با رویکرد پایان نامه نویسی
رضائیان ، علی ، " اصول مدیریت "
و...